| Immobilisations concernées |
Inventaire physique des immobilisations corporellesMobilier, parc informatique, audiovisuel, et bureautique, matériel biomédical, outillage industriel, matériel d’enseignement, matériel scientifique et de recherche, électroménager, matériel d’entretien, téléphonie, matériel de transport, œuvre d’art, etc. |
| Méthodologies utilisées |
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| Les logiciels utilisés |
Inventaire initialLa saisie des informations est effectuée, selon le type d’inventaire mis en œuvre : Pour un inventaire initial, PARTEMIS utilise un logiciel spécifiquement développé pour les inventaires de biens avec création d’une première base de données, permettant à la fois la saisie rapide et fiable de toutes les informations à relever (rapidité et contrôle des saisies) et la création simple de type de biens spécifiques (adaptable et ouvert à tout type d’inventaire). Les bases créées peuvent être aisément intégrées au logiciel de suivi d’inventaire, dans le cas d’une gestion d’inventaire sur lecteur PDA codes-barres ou à tout autre logiciel de suivi d’inventaire (export Excel mise en forme selon vos besoins spécifiques). |
Inventaire de controlePour un inventaire de contrôle, base de données d’inventaire existante et intégrable (ex. format Excel). |
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Cas des biens étiquetables |
Pour effectuer un meilleur suivi futur des immobilisations, PARTEMIS recommande de procéder à : – Un étiquetage physique des biens lorsque ceux-ci sont étiquetables, Ce numéro code-barres est apposé sur le bien, il sert à l’identifier de façon unique tout au long de sa vie au sein du patrimoine de l’établissement (traçabilité). Caractéristiques techniques étiquettes standards Étiquette en polyester, blanche brillante, avec adhésif permanent renforcé pour une application sur des surfaces difficiles et sur des supports de taille irrégulière. Température de fonctionnement : – 40° à + 150° c. Cette étiquette présente une excellente qualité d’impression monochrome, une bonne résistance aux agressions chimiques et une très bonne résistance à l’abrasion et aux salissures. Intégralement personnalisable : Format (standard 20x50mm), type de code-barres, structure de numérotation, logo, nom de l’entreprise définie en concertation avec le client. En option, différentes autres types d’étiquettes pour environnement ou utilisation spécifique peuvent être fournies : Aluminium, RFID… |
| Cas des biens non étiquetables |
PARTEMIS recommande de procéder à un référencement sur fiche individuelle, sur laquelle est appliqué le code barres, des biens physiques trop petits ou inaccessibles (en hauteur, en salle blanche, incorporés dans des équipements plus importants…), des biens non étiquetables par nature (car la présence d’une étiquette code barres pourrait entraver leur bon fonctionnement). |
| Le rapprochement des bases |
La finalité de cette phase est d’établir une relation entre l’actif immobilisé et les biens physiquement inventoriés. Elle fait apparaître les écarts d’inventaire (biens physiquement présents et non répertoriés en comptabilité ou inversement) qui devront faire l’objet d’un traitement spécifique. L’opération de rapprochement physico-comptable consiste à trouver un ensemble de correspondances entre les données contenues dans la base comptable et la base des biens inventoriés physiquement du niveau d’analyse le plus fin au plus large. Cette recherche se compose de plusieurs étapes : Etape 1 : l’affectation directeC’est le niveau d’analyse le plus fin. Nous procédons à un rapprochement de » premier ordre » des matériels par l’emploi de méthodes utilisant l’outil informatique. Phase 2 : Elargissement du maillageAprès le premier passage, si un bien n’est pas rapproché de façon certaine, on recherche une correspondance par le biais d’informations des champs » type « , » marque « , » modèle « , » description » et » libellés « , des bases de données. Les rapprochements issus de cette phase sont appelés rapprochements « arbitraires » un ensemble de correspondances permettent de rapprocher la ligne physique avec une équivalence comptable possible parmi celles disponibles. Ces rapprochements sont dits « arbitraires » car ils portent sur des biens fortement similaires, mais sans unicité d’information (de type N° de série). |
| Le conseil organisationnel |
Le conseil organisationnel, technique, comptable et financier en gestion des actifs immobilisésDiagnostic Procédures / Organisation / Equipements, création et mise en place de procédures de gestion des actifs, plans de contrôles d’inventaire périodiques, rédaction de cahier des charges techniques (équipements de marquage physique des biens, logiciels de suivi physique des actifs), mise en relation de compétences externes spécialisées complémentaires (fiscalité, expertise comptable, informatique, évaluation)
Le savoir-faire de l’équipe Services de PARTEMIS est renforcé par une expérience approfondie des environnements réglementaires et budgétaires de ses clients, en particulier les établissements d’enseignement supérieur et de recherche (cf. références). |
