PARTEMIS offre à ses clients des prestations de service et de conseil autour de la gestion des infrastructures :

• L’inventaire physique des immobilisations corporelles :

Équipements, mobiliers et outillages industriels, parcs informatiques, audiovisuels et bureautiques, éléments mobiliers, téléphonie, aménagements et agencements, etc.

Méthodologies utilisées : étiquetage code-barres des biens physiques – constitution de base de données de photos numériques – contrôle d’inventaire – comptage de biens – inventaire automatique (réseau) de parcs informatiques – contrôles d’existence physique des immobilisations enregistrées en base de données comptables – circularisation (inventaires déclaratifs menés à distance).

• Le rapprochement des bases de données de biens inventoriés avec les lignes d’immobilisations enregistrées dans le fichier comptable.

Méthodologies utilisées : approche par centres de coûts – éclatements / regroupements de lignes comptables – homogénéisation, qualification et enrichissements de libellés comptables – création et révision de nomenclatures – rapprochements automatiques par utilisation de programmes informatiques dédiés – traitements des écarts par consultation de pièces comptables – réintégration et valorisation d’actifs (méthodes des comparaisons ou du coût de remplacement).

• Le conseil organisationnel, technique, comptable et financier en gestion des actifs immobilisés :

Diagnostic Procédures / Organisation / Equipements, création et mise en place de procédures de gestion des actifs, plans de contrôles d’inventaire périodiques, rédaction de cahier des charges techniques (équipements de marquage physique des biens, logiciels de suivi physique des actifs), mise en relation de compétences externes spécialisées complémentaires (fiscalité, expertise  comptable, informatique, évaluation).

Méthodologies utilisées : interviews menées en interne – constitution et animation de groupes internes de réflexion et de propositions – sessions de sensibilisation et/ou de formation du personnel en charge d’une partie de la chaîne de gestion des immobilisations (comptabilité, services généraux, qualité, contrôle de gestion, moyens informatiques).

• Le pilotage de projets ‘Immobilisations’ menés en interne :

Management, pilotage et animation d’inventaires et de rapprochements physico-comptables réalisés, en totalité ou partiellement, par les ressources internes de nos clients.

• L’externalisation complète du suivi des actifs immobilisés de nos clients (contrat d’Asset Management) :

Inventaires et contrôles d’inventaire périodiques avec mises à jour des bases de données physiques et comptables (bases de données sécurisées, consultables et éditables en ligne par nos clients).

Le savoir-faire de l’équipe Services de PARTEMIS est renforcée par une expérience approfondie des environnements réglementaires et budgétaires de ses clients, en particulier les Etablissements publics.

Voir nos références

• Un directeur des opérations

• Un responsable de Projet Inventaire
  

• Un responsable des opérations de rapprochement comptable
  

• Un chef Inventoriste  

• Des techniciens inventaire :

Pour rappel, le personnel PARTEMIS est recruté sur la base d’un haut niveau de formation : Bac+2 minimum pour les opérations d’inventaire (avec spécialités industrie ou informatique) et les traitements de 1^er niveau opérés en rapprochement physico-comptable, à Bac+5 et plus pour la gestion de projet, le conseil dans les domaines comptables et organisationnels, ainsi que la formation.

Le personnel est en outre régulièrement formé aux évolutions réglementaires, technologiques et méthodologiques des métiers de la Gestion des Immobilisations.

> Voir notre méthodologie d’inventaire

Inventaire physique des immobilisations corporelles

• Synthèse préparatoire d’inventaire
• Analyse du fichier comptable
• Reportings hebdomadaires détaillés
• Plusieurs niveaux de contrôle des données
• Bases de données inventaire et comptable certifiées
• Rapports finaux d’inventaire et de rapprochement
• Méthodologie de suivi d’inventaire
• Logiciel de suivi d’inventaire, PDA et formation

L’inventaire physique :

Mobilier, parc informatique, audiovisuel, et bureautique, matériel biomédical, outillage industriel, matériel d’enseignement, matériel scientifique et de recherche, électroménager, matériel d’entretien, téléphonie, matériel de transport, œuvre d’art, etc.

Définition d’une immobilisation :

Une immobilisation est un actif utilisé de manière durable par toute entreprise, administration ou association.

Une immobilisation est un élément identifiable du patrimoine (séparable des activités, susceptible d’être transféré et évalué avec une fiabilité satisfaisante) ayant une valeur économique positive pour l’entité et qui sert l’activité de façon durable. C’est un élément créant une ressource pour l’entité et elle en attend des avantages économiques futurs.

Les différents types d’immobilisation :

Selon le type de bien, on distingue 3 catégories d’immobilisation  :

Les immobilisations corporelles :

Les immobilisations corporelles sont des actifs physiques.
Exemples : PC, outil de production, terrains…

Une immobilisation corporelle est destinée à être utilisée dans la production de biens et services de l’entreprise ou à être louée à des tiers.

Les immobilisations incorporelles :

Une immobilisation incorporelle est un actif sans substance physique et non monétaire destiné à être utilisé dans le cadre de l’activité de l’entreprise.

Exemples : Brevets, marque, droit au bail, …

Les immobilisations financières :

Les immobilisations financières sont des actifs financiers durables.

Exemples : Actions, obligations, titres de participation…

Inventaire initial

Lorsqu’il s’agit d’un inventaire initial, PARTEMIS utilise des PC portables ultralégers

(-2kg) munis de douchettes de lecture des codes-barres type numéro de série : leur clavier facilite la saisie des champs d’informations et les catalogues de biens sont créés au fil de l’inventaire.

Inventaire de contrôle

Lorsqu’il s’agit d’un inventaire de contrôle, PARTEMIS utilise des PDA (Pocket PC sous Windows Mobile 2003) avec lecteur laser de code-barres intégrés. Le logiciel d’inventaire partemis permet dans ce cas de reprendre tout fichier d’inventaire précédemment réalisé (MS Excel ou MS Access), et de procéder au flashage des codes-barres apposés sur les biens pour en contrôler la fiche correspondante : données physiques, données géographiques, données fonctionnelles.

Autres équipements du technicien :

Chaque technicien d’inventaire PARTEMIS possède un appareil photo numérique ou un smartphone pour photographier toute situation qui lui semblerait anormale ou pour référencer sur fiche tout bien non étiquetable.

Pour effectuer un meilleur suivi futur des immobilisations, PARTEMIS recommande de procéder à :

– Un étiquetage physique des biens lorsque ceux-ci sont étiquetables,

Ce numéro code-barres est apposé sur le bien, il sert à l’identifier de façon unique tout au long de sa vie au sein du patrimoine de l’établissement (traçabilité).

Caractéristiques techniques étiquettes standards

Étiquette en polyester, blanche brillante, avec adhésif permanent renforcé pour une application sur des surfaces difficiles et sur des supports de taille irrégulière.

Température de fonctionnement : – 40° à + 150° c.

Cette étiquette présente une excellente qualité d’impression monochrome, une bonne résistance aux agressions chimiques et une très bonne résistance à l’abrasion et aux salissures.

Intégralement personnalisable : Format (standard 20x50mm), type de code-barres, structure de numérotation, logo, nom de l’entreprise définie en concertation avec le client.

En option, différentes autres types d’étiquettes pour environnement ou utilisation spécifique peuvent être fournies : Aluminium, RFID…

PARTEMIS recommande de procéder à un référencement sur fiche individuelle, sur laquelle est appliqué le code barres, des biens physiques trop petits ou inaccessibles (en hauteur, en salle blanche, incorporés dans des équipements plus importants…), des biens non étiquetables par nature (car la présence d’une étiquette code barres pourrait entraver leur bon fonctionnement).

> Voir notre méthodologie d’inventaire