L’inventaire, un enjeu stratégique…

La connaissance et la maitrise des actifs immobilisés constituent un enjeu majeur pour les entreprises. En effet, les bénéfices d’un inventaire des immobilisations ne se limitent pas seulement à se conformer aux exigences réglementaires. L’enjeu majeur étant de fiabiliser ses données comptables tout en optimisant et pérennisant la gestion des actifs immobilisés.

Ainsi, la réalisation d’un inventaire va permettre de mettre en évidence pour chaque actif immobilisé :

• Sa valeur

• Sa localisation

• Son statut

• Sa structure

…pour piloter l’entreprise.

L’inventaire, une obligation légale ?

Selon le Code du commerce (art. L. 123-12), les entreprises ont l’obligation de réaliser un inventaire tous les 12 mois afin de contrôler l’existence et la valeur des différents éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise.

La finalité de l’inventaire est l’élaboration des documents de synthèse (bilan, compte de résultat et annexe) qui sont des éléments essentiels pour l’information des tiers.

La législation :

1. Article 41-8 du Plan Comptable Général

Toute entité contrôle au moins une fois tous les douze mois les données d’inventaire. L’inventaire est un relevé de tous les éléments d’actif et de passif, au regard desquels sont mentionnées la quantité et la valeur de chacun d’eux à la date d’inventaire. Les données d’inventaire sont conservées et organisées de manière à justifier le contenu de chacun des postes du bilan. 

Les données d’inventaire sont regroupées sur le livre d’inventaire.

Les comptes annuels sont transcrits chaque année sur le livre d’inventaire, sauf lorsqu’ils sont publiés en annexe au registre du commerce et des sociétés.

2.  Article 123-12 du Code de Commerce

Toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise. Ces mouvements sont enregistrés chronologiquement.

Elle doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise.

Elle doit établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, qui forment un tout indissociable.

3.  Article 123-177 du Code de Commerce

L’article précise que « …l’inventaire est un relevé détaillé de tous les éléments d’actif et de passif au regard desquels sont mentionnés la quantité et la valeur de chacun d’eux à la date de l’inventaire… »

Inventaire physique des immobilisations corporelles

Mobilier, parc informatique, audiovisuel, et bureautique, matériel biomédical, outillage industriel, matériel d’enseignement, matériel scientifique et de recherche, électroménager, matériel d’entretien, téléphonie, matériel de transport, œuvre d’art, etc.

• Étiquetage code-barres des biens physiques
• Constitution de base de données de photos numériques
• Contrôle d’inventaire
• Comptage de biens
• Inventaire automatique (réseau) de parcs informatiques
• Contrôles d’existence physique des immobilisations enregistrées en base de données comptables
• Circularisation (inventaires déclaratifs menés à distance)

Inventaire initial

La saisie des informations est effectuée, selon le type d’inventaire mis en œuvre :

Pour un inventaire initial, PARTEMIS utilise un logiciel spécifiquement développé pour les inventaires de biens avec création d’une première base de données, permettant à la fois la saisie rapide et fiable de toutes les informations à relever (rapidité et contrôle des saisies) et la création simple de type de biens spécifiques (adaptable et ouvert à tout type d’inventaire).

Les bases créées peuvent être aisément intégrées au logiciel de suivi d’inventaire, dans le cas d’une gestion d’inventaire sur lecteur PDA codes-barres ou à tout autre logiciel de suivi d’inventaire (export Excel mise en forme selon vos besoins spécifiques).

Inventaire de controle

Pour un inventaire de contrôle, base de données d’inventaire existante et intégrable (ex. format Excel).

> Voir notre méthodologie d’inventaire

La finalité de cette phase est d’établir une relation entre l’actif immobilisé et les biens physiquement inventoriés. Elle fait apparaître les écarts d’inventaire (biens physiquement présents et non répertoriés en comptabilité ou inversement) qui devront faire l’objet d’un traitement spécifique.

L’opération de rapprochement physico-comptable consiste à trouver un ensemble de correspondances entre les données contenues dans la base comptable et la base des biens inventoriés physiquement du niveau d’analyse le plus fin au plus large.

Cette recherche se compose de plusieurs étapes :

Etape 1 : l’affectation directe

C’est le niveau d’analyse le plus fin.

Nous procédons à un rapprochement de  » premier ordre  » des matériels par l’emploi de méthodes utilisant l’outil informatique.

Phase 2 : Elargissement du maillage

Après le premier passage, si un bien n’est pas rapproché de façon certaine, on recherche une correspondance par le biais d’informations des champs  » type « ,  » marque « ,  » modèle « ,  » description  » et  » libellés « , des bases de données.

Les rapprochements issus de cette phase sont appelés rapprochements « arbitraires » un ensemble de correspondances permettent de rapprocher la ligne physique avec une équivalence comptable possible parmi celles disponibles. Ces rapprochements sont dits « arbitraires » car ils portent sur des biens fortement similaires, mais sans unicité d’information (de type N° de série).

> Votre méthodologie d’inventaire

Le conseil organisationnel, technique, comptable et financier en gestion des actifs immobilisés

Diagnostic Procédures / Organisation / Equipements, création et mise en place de procédures de gestion des actifs, plans de contrôles d’inventaire périodiques, rédaction de cahier des charges techniques (équipements de marquage physique des biens, logiciels de suivi physique des actifs), mise en relation de compétences externes spécialisées complémentaires (fiscalité, expertise comptable, informatique, évaluation)

• Interviews menées en interne

• Constitution et animation de groupes internes de réflexion et de propositions

• Sessions de sensibilisation et/ou de formation des personnels en charge d’une partie de la chaîne de gestion des immobilisations (comptabilité, services généraux, qualité, contrôle de gestion, moyens informatiques)

Le savoir-faire de l’équipe Services de PARTEMIS est renforcé par une expérience approfondie des environnements réglementaires et budgétaires de ses clients, en particulier les établissements d’enseignement supérieur et de recherche (cf. références).